1. Titolare del trattamento
Il titolare è Latte e Menta Società a Responsabilità Limitata Semplificata, con sede legale in Via Carso 60, 30013 Cavallino-Treporti (VE), C.F. e P. IVA 04420290274, REA VE-412447. Contatti privacy: latteementasolutions@gmail.com; PEC lattementaemanuel@pec.it.
2. Dati personali trattati
A seconda del servizio utilizzato possiamo trattare:
- dati tecnici di navigazione e sicurezza, come indirizzo IP, data e ora, URL richiesto, user agent, dati del dispositivo e log diagnostici;
- dati forniti per richieste e contatti, come nome, email, telefono o WhatsApp e contenuto del messaggio;
- dati di prenotazione per noleggi e tour: nome, email, telefono, lingua, date e orari, servizio o partenza scelti, tipologia e quantità di biciclette, numero di conducenti e di eventuali bambini o seggiolini, preferenza bici, modalità di ritiro o consegna e indirizzo di consegna quando necessario;
- dati contrattuali e operativi: riferimento della prenotazione, provenienza online o backoffice, stato del servizio, accettazione e versione delle condizioni, eventuali note operative, sconti, importi, acconti, saldi, rimborsi e identificativi Stripe della sessione o del pagamento;
- dati dei documenti di servizio e del check-in: nominativi e firme dei conducenti, qualità del genitore o tutore e, quando l'accompagnatore è diverso, estremi dell'autorizzazione scritta; tipo e ultime quattro cifre del documento originale del capogruppo; esito delle verifiche operative su maggiore età o autorizzazione del minore, requisito tecnico interno e controllo della e-bike, compatibilità e fissaggio del seggiolino;
- dati degli utenti autorizzati al backoffice, come nome, email, ruolo, eventi di accesso e log di sicurezza;
- dati di misurazione, esclusivamente dopo consenso: pagine visitate, interazioni, eventi del percorso di prenotazione, identificativi online e parametri di campagna come UTM, gclid, gbraid e wbraid.
Il booking engine non chiede né registra l'altezza misurata, il peso dei bambini, diagnosi, medicinali o altri dati sanitari e non acquisisce una copia del documento di identità. Il requisito tecnico di 165 cm e i limiti del seggiolino vengono verificati senza annotare misura o peso. Non inserire dati sanitari nelle note o nei moduli online.
Eventuali certificazioni mediche presentate volontariamente per una specifica richiesta di rimborso sono gestite separatamente dal booking engine, con accesso limitato e soltanto per valutare la richiesta e l'eventuale contestazione. In caso di emergenza possono essere comunicati ai servizi di soccorso soltanto i dati strettamente necessari all'intervento.
3. Finalità e basi giuridiche
Trattiamo i dati per:
- rendere il sito e il booking engine disponibili, sicuri e resistenti agli abusi, sulla base del legittimo interesse del titolare alla sicurezza, alla continuità del servizio e alla tutela dei propri diritti;
- rispondere a richieste, verificare disponibilità, creare e gestire prenotazioni, noleggi, tour, check-in, cambi data, cancellazioni e assistenza, per adottare misure precontrattuali ed eseguire il contratto richiesto;
- verificare identità, autorizzazioni dei minori, compatibilità della bici o del seggiolino e condizioni essenziali di sicurezza, per eseguire il servizio e perseguire il legittimo interesse alla sicurezza di clienti, personale e terzi;
- gestire pagamenti, rimborsi, contabilità e adempimenti fiscali o amministrativi, per eseguire il contratto e adempiere obblighi di legge;
- formare, inviare e conservare conferme, condizioni accettate, documenti di servizio e prove delle operazioni, per eseguire il contratto, adempiere obblighi di legge e accertare, esercitare o difendere diritti;
- inviare comunicazioni di servizio via email. WhatsApp viene usato soltanto se l'utente avvia volontariamente il contatto o presta il consenso separato richiesto; il consenso è facoltativo e revocabile;
- misurare l'uso del sito e le campagne con Google e Meta soltanto dopo il consenso, revocabile in ogni momento dalle Impostazioni cookie.
I dati raccolti per una prenotazione non vengono usati per newsletter o marketing diretto senza una distinta base giuridica e una specifica informativa. La firma di presa visione dell'informativa non è un consenso marketing.
Il servizio non è progettato per raccogliere categorie particolari di dati. Se in una vera emergenza risultasse indispensabile trattare informazioni sulla salute per proteggere l'interessato o un'altra persona, il trattamento sarà limitato a quanto necessario e fondato sulla base applicabile prevista dall'articolo 9 GDPR, inclusi gli interessi vitali quando ne ricorrono i presupposti.
4. Servizi, destinatari e fornitori
I dati possono essere trattati dal personale autorizzato e dai fornitori necessari al servizio, nominati responsabili quando previsto. In particolare:
- Cloudflare: DNS, rete, HTTPS, sicurezza, Workers, database D1, Queues e log tecnici del booking engine;
- OpenAI Sites: pubblicazione e gestione tecnica del sito principale, finché il sito utilizza tale servizio;
- Google: Google Tag Manager, Google Analytics 4 e Google Ads dopo consenso; Gmail e Apps Script per l'invio delle email di servizio. I dati di prenotazione e il calendario operativo del nuovo booking engine sono conservati nel database D1, non in Google Sheets;
- Stripe: pagina Checkout ospitata, pagamento, prevenzione frodi, metodi di pagamento, rimborsi e dati della transazione. Latte e Menta non riceve il numero completo della carta;
- Meta Platforms Ireland: Meta Pixel dopo consenso pubblicitario e WhatsApp per comunicazioni avviate dall'utente o separatamente autorizzate. La prima pubblicazione del nuovo booking engine non prevede invii WhatsApp automatici;
- BookYourRent / Tecnosoft Informatica SRL: soltanto per eventuali prenotazioni di noleggio storiche o transitorie ancora presenti nel servizio precedente; non deve ricevere nuove prenotazioni dopo il passaggio completo al nuovo booking engine.
I dati possono inoltre essere comunicati a commercialista, consulenti, istituti di pagamento, assicuratori se coinvolti, autorità o altri soggetti quando necessario per legge, contratto o tutela giudiziaria. I dati non vengono venduti né diffusi.
5. Pagamenti e decisioni automatizzate
Il pagamento avviene sulla pagina ospitata da Stripe. Stripe può svolgere controlli automatici antifrode secondo la propria informativa. Latte e Menta non adotta decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull'utente; restano possibili controlli manuali su disponibilità, sicurezza e idoneità operativa.
7. Periodi di conservazione
- richieste non collegate a una prenotazione: di norma fino a 12 mesi dalla chiusura;
- tentativi di prenotazione non pagati, scaduti o abbandonati: fino a 12 mesi, salvo necessità di conservarli più a lungo per una contestazione concreta;
- prenotazioni concluse o cancellate dopo la conclusione del contratto, pagamenti, rimborsi, condizioni accettate, documenti di servizio e check-in: per il periodo necessario agli obblighi contrattuali, contabili, fiscali e alla difesa dei diritti, normalmente fino a 10 anni;
- eventuali certificazioni mediche presentate per una richiesta di rimborso: per il tempo strettamente necessario a decidere la richiesta e gestire una contestazione, poi cancellate o oscurate salvo obbligo di legge;
- messaggi di servizio e relative prove di consegna: per il periodo collegato alla prenotazione o alla tutela dei diritti;
- consensi facoltativi e prova della loro gestione: fino alla revoca e, per la sola prova, per il successivo periodo di prescrizione applicabile;
- dati GA4 a livello di utente ed evento: fino a 14 mesi secondo la configurazione della proprietà;
- preferenze cookie: 6 mesi, salvo cancellazione anticipata da parte dell'utente;
- sessioni backoffice, log tecnici e di sicurezza: per il tempo strettamente necessario alla sicurezza e secondo i termini dei fornitori.
Scaduti i termini, i dati vengono cancellati o resi anonimi, salvo un obbligo di legge o una controversia in corso.
8. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
Alcuni fornitori internazionali possono trattare dati anche fuori dallo SEE. Quando avviene, il trasferimento si basa su una decisione di adeguatezza, sul Data Privacy Framework UE-USA ove applicabile, su clausole contrattuali standard o su un altro meccanismo previsto dagli articoli 44 e seguenti GDPR. Maggiori dettagli sono disponibili nelle informative dei singoli fornitori.
9. Diritti dell'interessato
Nei casi previsti è possibile chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, nonché revocare un consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Scrivere a latteementasolutions@gmail.com. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
10. Minori
La prenotazione deve essere effettuata da un adulto. Per un minore che conduce una e-bike firmano il genitore, chi esercita la responsabilità genitoriale o il tutore; un accompagnatore diverso deve presentare una specifica autorizzazione scritta dei soggetti legittimati. Il documento registra soltanto i dati necessari a verificare tale qualità o autorizzazione. Per i bambini in seggiolino viene registrato il numero, non il peso né dati sanitari.
11. Natura del conferimento e sicurezza
I dati indicati come obbligatori sono necessari per rispondere, creare la prenotazione, ricevere il pagamento o svolgere il servizio; senza tali dati la richiesta potrebbe non essere gestita. I consensi per analisi, pubblicità e WhatsApp sono facoltativi e il rifiuto non impedisce la prenotazione.
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui HTTPS, limitazione e separazione degli accessi, autenticazione a due fattori per il team Stripe, chiavi con permessi minimi, controlli sul backoffice, tracciamento degli eventi amministrativi e collegamenti personali non destinati alla pubblicazione. Il documento di identità originale è soltanto esibito: non viene acquisita né allegata una copia.
12. Informazioni sui documenti personali
Le conferme e i documenti di servizio possono essere messi a disposizione tramite un collegamento personale. Il destinatario deve conservarlo con cura e non pubblicarlo. In caso di invio errato, perdita o sospetto accesso non autorizzato, contattare subito Latte e Menta perché possa adottare le misure necessarie.
13. Aggiornamenti dell'informativa
Questa informativa può essere aggiornata quando cambiano servizi, fornitori o norme applicabili. La data in alto identifica la versione corrente. Le modifiche sostanziali saranno evidenziate e, quando necessario, verrà richiesto nuovamente il consenso.